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5 erros mais comuns nas políticas de frotas

5 erros mais comuns nas políticas de frotas

segunda-feira, 27 Janeiro, 2020

Gerenciar a frota de veículos dentro de uma empresa é uma tarefa complexa, a começar por um item essencial: a Política de Frotas.

A Política de Frotas é um documento legal entre empresa e funcionário, com regras e normas que definem a melhor forma de gerir e utilizar a frota de veículos corporativos. A preparação e o acompanhamento deste documento são fatores muito importantes para o sucesso na gestão de frotas de uma empresa, independente do segmento de atuação.

Ter uma Política de Frotas bem construída e que engloba procedimentos em temas críticos gera maior segurança para a empresa, pois as regras estão claras e não há espaço para questionamentos de responsabilidades.

No entanto, por falta de conhecimento ou de tempo por conta do acúmulo de funções, o gestor ou responsáveis pela frota acabam por cometer alguns erros na construção deste documento e aplicação de suas regras.  

Abaixo, listamos os 5 erros mais comuns presentes nas políticas de frotas. Confira:

 

1 – Não definir claramente qual o objetivo da frota

Qual o objetivo da frota para a empresa? Essa é a primeira pergunta que os gestores devem fazer para começar a elaborar uma Política de Frotas. O motivo para se ter uma frota deve ser o ponto de partida para elencar os tópicos que precisam estar presentes no documento.

Em linhas gerais, é preciso identificar, logo de início o objetivo, a quem ela se destina e a validade do documento como regulamentador de uso. 

Antes mesmo de se estabelecer normas internas da empresa, para garantir as melhores práticas no dia a dia, devem ser seguidas as leis do Código Brasileiro de Trânsito. Essa informação precisa constar de forma clara na política. As regras definidas irão depender diretamente se os veículos são para uso como benefício ou ferramenta de trabalho, podendo ter maior flexibilidade no primeiro caso.

2 - Não ter regras gerais bem estabelecidas

Tendo regras bem definidas, é mais fácil gerir financeiramente a operação e avaliar o custo-benefício da frota. Além disso, este documento deve utilizar uma linguagem clara e concisa que inclua todas as informações que os condutores precisam saber para a utilização adequada dos veículos, como a divisão por nível hierárquico e categoria de veículos; as regras de coparticipação do funcionário, caso se aplique; tempo que o carro ficará em utilização e horários de uso; regras em caso de afastamento, promoção ou mudança de cargo do funcionário; tratamento em caso de multas de trânsito; passo a passo para solicitação/realização de serviços; regras de cobertura de manutenção e uso indevido; responsabilidade em caso de seguros e sinistros, entre outras.

3 - Não fornecer orientação aos condutores

A Política de Frotas precisa fornecer detalhes sobre todos os serviços disponíveis para que os condutores saibam como agir no dia a dia em caso de eventualidades, além de abordar questões básicas que condicionam a permissão para uso do veículo, como a exigência da Carteira Nacional de Habilitação e seu respectivo modelo. Deve-se especificar também se é necessário que o funcionário realize treinamentos específicos para conduzir o veículo. Cite quais são eles, como o funcionário deve proceder, prazos para realização e quem ele deve procurar.

Sobre a manutenção do veículo, explique no documento os serviços que devem ser realizados obrigatoriamente, a periodicidade e sob responsabilidade de quem. Isso também vale para o caso de sinistro, multa, combustível, uso do veículo fora do trabalho e mudança de cargo ou desligamento.

4 – Não envolver diferentes áreas da empresa na construção da Política de Frotas

Uma Política de Frotas consistente precisa envolver as áreas de Recursos Humanos, Financeiro, Jurídico e Operações em sua elaboração.

Somente com a participação de todas as áreas será possível minimizar os riscos inerentes aos processos da empresa, evitando custos desnecessários, como processos judiciais, por exemplo.

5 – Não investir em comunicação

Não basta apenas criar uma Política de Frotas completa, é preciso que ela alcance seu público-alvo e que ele compreenda todas as mensagens. Para isso, realize encontros onde os funcionários possam tirar dúvidas e invista em conteúdos explicativos para a comunicação interna, como newsletter, tv corporativa e jornal mural.

 

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